Pedido o recibido: una decisión por producto
De este campo depende qué cantidad propone Odoo cuando se factura una compra.
Cada producto tiene, en su pestaña Compra, un campo llamado Política de control con dos valores posibles:
| Valor | Qué propone al facturar |
|---|---|
| Sobre cantidades ordenadas | Lo que se pidió en la orden, haya llegado o no. |
| Sobre cantidades recibidas | Solo lo que efectivamente entró al depósito y fue validado. |
La diferencia se ve cuando la entrega es parcial. Si se pidieron 100 y llegaron 60, con ordenadas Odoo propone facturar 100; con recibidas, 60. Ninguna de las dos está mal: son dos formas de trabajar, y la que corresponde depende de qué se está comprando.
Para bienes, la política sana es sobre cantidades recibidas: no se paga lo que no entró. Para servicios no hay recepción que validar, así que Odoo los pone en ordenadas automáticamente —un flete, un alquiler, una certificación no pasan por el depósito—.
El valor se puede fijar por producto, pero también hay un valor por defecto para los productos nuevos. Conviene definirlo una vez al principio y no ir producto por producto después.
Generar la factura desde la orden
Siempre desde la orden. Una factura suelta no se vincula con nada.
Con la orden confirmada, el botón Crear factura arma el borrador con las líneas, las cantidades que corresponden según la política, la moneda y el plazo de pago del proveedor. Queda en borrador para revisarla contra el comprobante real antes de confirmar.
Si la orden se factura en partes, el botón se puede usar varias veces: Odoo va descontando lo ya facturado y propone el saldo. La columna Facturado de cada línea de la orden lleva la cuenta.
Cargar la factura suelta desde Contabilidad y no desde la orden es el error que más cuesta después. Sin el vínculo, la orden queda para siempre como no facturada, el control de tres vías no puede funcionar, y el informe de compras muestra números que no cierran con los de Contabilidad. Si ya pasó, la factura tiene un campo para autocompletarse desde una orden de compra existente, que rearma el vínculo.
La conciliación de tres vías
Compara orden, recepción y factura, y avisa cuando no coinciden.
Es una casilla de Compras > Configuración > Ajustes: Conciliación de tres vías: compras, recepciones y facturas. Al activarla, Odoo instala un control que compara los tres documentos y agrega a la factura de proveedor un indicador que dice si debería pagarse o no.
La lógica es la que usaría cualquier persona ordenada: se paga lo que se pidió, si además llegó, y si la factura dice lo mismo. Cuando los tres coinciden, el indicador queda en verde. Cuando la factura viene por más de lo recibido, avisa.
Sirve especialmente cuando las tres cosas las hacen personas distintas: uno compra, otro recibe y otro paga. En ese esquema nadie tiene los tres datos a la vista, y el control los junta.
No bloquea el pago: avisa. La decisión sigue siendo de quien paga, que puede tener un motivo legítimo —un anticipo, un servicio sin recepción— para pagar algo que el control marca. Lo que aporta es que la diferencia no pase inadvertida.
Cuando los números no coinciden
Tres casos habituales y qué corresponde hacer en cada uno.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| La factura viene por más cantidad de la que llegó | No se corrige la factura: se verifica primero si falta validar la recepción. Si efectivamente no llegó, se reclama al proveedor y se factura solo lo recibido. |
| El precio de la factura no es el de la orden | Se revisa la lista de precios del proveedor y el contrato vigente. Si el aumento es correcto, se ajusta la línea de la factura y se actualiza la lista de precios; si no, se reclama. |
| Llegó más de lo pedido | Se ajusta la recepción a lo que realmente entró y se decide si se factura el excedente o se devuelve. Odoo permite recibir de más, no lo impide. |
El principio que ordena los tres casos es el mismo: la factura se adapta a la realidad, no al revés. Modificar la recepción para que cierre con la factura hace que el stock del sistema deje de coincidir con el del depósito, que es un problema mucho más caro de arreglar que una diferencia de facturación.
Cuando la factura ya se confirmó y había un error, el camino es la nota de crédito por Contabilidad, no la edición del comprobante (ver Manual «Notas de crédito y débito»).