Ajustes de Contabilidad y permisos

Se llega desde Contabilidad > Configuración > Ajustes. Odoo abre la pantalla general de ajustes del sistema y se posiciona en la solapa Contabilidad —si la empresa tuviera instalada solo Facturación, esa misma solapa se llama Facturación—. Todo lo que sigue está dentro de esa solapa, dividido en bloques con título.

Cada bloque agrupa ajustes de un tema. No todos se ven siempre: algunos dependen del país de la compañía, otros de que haya una función activada, y varios solo aparecen si el usuario tiene perfil Contador o superior. Este es el mapa completo:

El bloque Localización fiscal tiene un solo campo, Paquete: el conjunto de plan de cuentas, impuestos, posiciones fiscales y reportes legales del país. Para Argentina hay un paquete por tipo de responsabilidad ante ARCA, y se elige una sola vez al poner la base en marcha (se explica en el Manual «Facturación»). Debajo puede aparecer un botón Volver a cargar: solo se muestra cuando la empresa ya tiene asientos, y su propio aviso dice que la acción es irreversible. Sirve para reimportar impuestos y cuentas del paquete ya elegido cuando algo quedó inconsistente, no para cambiar de paquete.

El bloque Impuestos concentra cuatro decisiones. Impuestos por defecto define el Impuesto de venta y el Impuesto de compra que se cargan solos en los productos nuevos que no tengan uno propio. Precios define si los importes que se escriben ya traen el IVA adentro o no. Método de redondeo define cómo se calcula el impuesto del comprobante. Y Traslado y acreditación de impuestos habilita los impuestos que se devengan recién al cobrar o al pagar.

En el mismo bloque está la periodicidad de la declaración: cada cuánto se declara, a cuántos días del cierre del período vence, y con qué diario se registra el asiento de cierre. Es la base de todo el circuito de declaraciones de IVA, que se explica en el Manual «Impuestos». Más abajo, el campo País fiscal es el que decide qué reportes impositivos aparecen en el menú: si dice Argentina, se ven los informes argentinos.

El bloque Cuentas predeterminadas responde a la pregunta más repetida de toda implementación: «¿por qué imputó a esa cuenta?». Son cinco grupos de cuentas que Odoo usa sin preguntar nada:

• Asientos de diferencia de cambio de monedas: el diario, la cuenta de ganancia y la de pérdida donde se registran las diferencias de cotización. Solo aparece si está activada la multimoneda (ver Manual «Moneda extranjera»).
• Transacciones bancarias y pagos: la cuenta transitoria y la cuenta de transferencias interbancarias. Se explican en el Manual «Cuentas bancarias».
• Descuentos en la línea de factura: una cuenta para facturas de cliente y otra para facturas de proveedor. Si se dejan vacías, el descuento va contra la misma cuenta del producto.
• Descuentos por pago anticipado: la cuenta de ganancia y la de pérdida del descuento por pronto pago.
• Cuentas del producto: una cuenta de ingresos y una cuenta de gastos que se aplican cuando el producto y su categoría no tienen ninguna configurada.

Con la Contabilidad completa instalada se suman dos grupos más, asientos de gastos diferidos y asientos de ganancias diferidas, para el mecanismo de diferimiento de gastos e ingresos por período.

El bloque Periodos fiscales tiene el Año fiscal, con el Último día del ejercicio (mes y día); una casilla para habilitar ejercicios de más o de menos de doce meses, que abre un menú aparte de Años fiscales; y el Límite de cambio de facturación, que se explica más abajo. Lo que no está acá son las fechas de bloqueo: viven en Contabilidad > Contabilidad > Cierre > Fechas de bloqueo y son tema del Manual «Cierre de ejercicio».

Este bloque no lo trae Odoo de fábrica: lo agregan los módulos de la localización argentina, y por eso solo se ve cuando la compañía tiene Argentina como país. Adentro hay cinco ajustes, y no todos son opcionales.

• Webservices de ARCA: el entorno (Prueba o Producción), la clave privada y el certificado con los que Odoo se autentica ante ARCA, más los botones Generar solicitud y Conexiones de prueba. Sin esto no hay CAE. Se explica en el Manual «Validaciones ARCA».
• Agregar leyenda de retención a la factura PDF: una casilla dentro del mismo ajuste que imprime la leyenda «Operación sujeta a retención» debajo de la letra del comprobante (ver Manual «PDF del comprobante»).
• Verificar la validez de las facturas de los proveedores en ARCA: tres opciones —No disponible, Disponible y Requerido—. La tercera obliga a que cada factura de proveedor con CAE, CAI o CAEA se verifique contra ARCA antes de registrarse.
• Opción de transmisión predeterminada FCE MiPyME: el dato que se le informa a ARCA al validar una Factura de Crédito Electrónica. Es un requisito de la RG 4919/2021.
• Política por defecto para el Pago en Moneda Extranjera: Sí, No o Depende de la moneda de la cuenta. Define qué se le informa a ARCA sobre si la operación se cobra en moneda extranjera, por la RG 5616/2024.

Además, la sección Retención tiene el campo Cuenta del impuesto base, que sostiene los apuntes de base imponible de todas las retenciones (Manual «Retenciones argentinas»), y hay un ajuste de crédito fiscal computado con dos opciones de prorrateo, Sin prorateo o Global, que se usa al generar los archivos del Libro de IVA Digital.

La mayoría de los ajustes se pueden ir corrigiendo sobre la marcha. Estos no. Conviene resolverlos antes de cargar el primer comprobante, porque después el costo de haber elegido mal no es apretar un botón: es rehacer datos.

Para el caso argentino, la opción correcta en Precios es Impuestos no incluidos —que además es la que Odoo trae por defecto—, porque un Responsable Inscripto discrimina el IVA en la Factura A. La propia pantalla lo advierte: junto al campo hay un signo de pregunta que al apoyar el mouse dice «Esta configuración se bloquea al crear un asiento contable».

Con Traslado y acreditación de impuestos pasa lo mismo en el otro sentido. Al tildarla aparecen dos campos obligatorios —el diario y la cuenta base— y recién entonces cada impuesto puede configurarse como exigible al pago. Si después se quiere volver atrás, el mensaje es «No puede deshabilitar este ajuste porque algunos de sus impuestos son en efectivo. Modifique sus impuestos primero». No es lo mismo que las retenciones: acá lo que se difiere es el IVA del propio comprobante.

Los permisos se asignan en Ajustes > Usuarios y compañías > Usuarios, abriendo el usuario y eligiendo un valor en el grupo Contabilidad. Con la Contabilidad completa instalada hay cinco niveles, y son excluyentes: se elige uno, no se combinan. Además del quinto de abajo, el desplegable trae un sexto valor, No, que es no darle ningún acceso contable.

La columna Perfil es el nombre corto que usa este manual de acá en adelante; la columna del medio es el texto exacto que vas a encontrar en el desplegable de Odoo 19.

El orden no es una escalera perfecta, y ahí está la trampa. Facturación y bancos no incluye a Solo lectura: gana funciones de operación pero pierde la visibilidad completa de la contabilidad. Un usuario con ese perfil registra pagos y concilia el banco, pero no ve el menú Contabilidad ni los asientos que sus propias operaciones generan. Recién el perfil Contador junta las dos cosas.

Para una empresa chica el reparto habitual es: quien factura y cobra va en Facturación y bancos, el estudio contable o quien lleva los libros va en Contador, y Administrador queda en una sola persona. Cuantos más administradores haya, más manos pueden tocar sin querer un ajuste de los que se congelan.

La tabla de arriba describe intenciones. Estas son las consecuencias que el usuario ve en pantalla, que son las que generan las consultas:

El corte más importante es el de la pestaña Apuntes contables. Es la pestaña de la factura que muestra el asiento que Odoo generó, cuenta por cuenta. Quien no la ve no puede controlar si la imputación quedó bien, y por eso el perfil Facturación y bancos sirve para operar pero no para revisar.

El otro corte fuerte es el de las declaraciones. Un Contador puede cerrar el IVA del período, pero si algo salió mal y hay que reabrirlo, Odoo responde «Solo un administrador de contabilidad puede restablecer una declaración de impuestos». Lo mismo con la supervisión de los controles previos al cierre: designar supervisor es exclusivo del Administrador. Es a propósito —cerrar un período es fácil, deshacerlo tiene que costar—.