Contabilidad analítica

Cuando entra una factura de proveedor por combustible, la contabilidad general contesta una pregunta: qué cuenta se movió. Se debitó Combustibles, se acreditó Proveedores, y listo. Pero adentro de la empresa hay una segunda pregunta que la contabilidad general no contesta: a qué actividad corresponde ese gasto. ¿Fue de la sucursal de Salta o de la de Tucumán? ¿Fue del reparto o de la administración? ¿Fue de la obra que se está facturando este mes?

La contabilidad analítica es esa segunda mirada. Corre en paralelo a la contabilidad general, sobre los mismos comprobantes, pero clasifica por actividad en lugar de clasificar por naturaleza. Un mismo importe queda registrado con dos criterios distintos, y ninguno interfiere con el otro.

La tentación es resolverlo abriendo cuentas contables: Combustibles Salta, Combustibles Tucumán, Combustibles Obra 12. Es un error caro. El plan de cuentas se multiplica por la cantidad de cortes que quieras medir —dos sucursales por tres proyectos son seis cuentas por cada gasto—, el balance se vuelve ilegible, y el día que abrís una sucursal más hay que replicar el plan entero. Peor: un gasto que se reparte entre dos sucursales no entra en ninguna de esas cuentas.

La analítica evita todo eso. El plan de cuentas queda chico y estable, los cortes se definen aparte, y un mismo importe se puede repartir entre varios destinos por porcentaje.

Antes de ver nada de esto hay que habilitarlo. En Configuración > Ajustes, en el bloque Analítica, se activa la casilla Contabilidad analítica. Recién ahí aparecen los menús y la columna en las facturas. Sin esa casilla, la función existe pero está invisible.

La estructura tiene dos niveles. El plan analítico es el criterio: Sucursales, Centros de costo, Proyectos. La cuenta analítica es cada valor concreto adentro de ese plan: Salta, Tucumán, Depósito. Se administran desde Configuración > Contabilidad analítica, que agrupa Modelos de distribución analítica, Cuentas analíticas y Planes analíticos. Odoo trae de fábrica un plan llamado Proyecto; el resto los creás vos.

La ventaja grande es que los planes conviven. Podés tener Sucursales y Centros de costo al mismo tiempo, y una misma factura de combustible queda etiquetada como Salta en un plan y como Reparto en el otro. Después se consulta por cualquiera de los dos, o cruzados. Con cuentas contables eso no se puede hacer sin multiplicar el plan.

Cada plan admite además subplanes, a través del campo Principal del formulario. Sirven cuando un criterio tiene niveles: Sucursales con un subplan por región, por ejemplo. Empezá simple: dos planes bien pensados rinden más que ocho que nadie completa.

La analítica no se carga en la factura entera: se carga línea por línea. En una factura de cliente o de proveedor, con la contabilidad analítica activada, aparece la columna Analítica en la grilla de líneas. Al hacer clic se abre un panel donde elegís la cuenta analítica y el porcentaje.

Ese panel muestra una casilla por cada plan disponible. Una misma línea puede llevar Salta del plan Sucursales y Reparto del plan Centros de costo, y eso no es repartir el importe: es etiquetarlo dos veces, una por criterio. El reparto es otra cosa y va en el porcentaje.

El porcentaje es lo que permite dividir un importe. Un alquiler que se prorratea entre dos sucursales se carga como Salta 60% y Tucumán 40% sobre una sola línea de factura. Odoo admite hasta dos decimales en el porcentaje. Dentro de un mismo plan los porcentajes de una línea deberían sumar 100: lo que quede sin asignar simplemente no se mide.

En el asiento contable la misma información aparece en la columna Distribución analítica, pero esa columna viene oculta y hay que agregarla desde el selector de columnas de la grilla. Es el lugar donde se corrige una imputación mal cargada sin tener que tocar la factura.

Una analítica que depende de que alguien se acuerde de completarla no sirve. Odoo trae dos herramientas para resolverlo, y conviene usar las dos juntas.

La primera es la Aplicabilidad, que se define en el formulario del plan. El campo Aplicabilidad predeterminada tiene tres valores:

Y no es todo o nada: la pestaña Aplicabilidad del plan permite reglas más finas por dominio —Factura, Factura de proveedor o Misceláneo— y hasta acotarlas a un rango de cuentas contables con Prefijos de las cuentas financieras, o a una categoría de producto. Así podés exigir centro de costo solo en los gastos y no en las ventas.

La segunda herramienta son los Modelos de distribución analítica, en Configuración > Contabilidad analítica. Cada modelo es una regla del tipo «si se cumple esta condición, proponé esta distribución». Las condiciones disponibles son el contacto, la categoría del contacto, el producto, la categoría de producto, los Prefijos de las cuentas y la empresa. Si el alquiler siempre va 60/40 entre dos sucursales, cargás un modelo con el prefijo de la cuenta de alquileres y la distribución se completa sola en cada factura. El usuario la puede cambiar; nadie tiene que acordarse de escribirla.

La distribución que cargaste en la factura no es todavía un dato consultable: es una instrucción. El dato real son los apuntes analíticos, que Odoo genera al registrar el comprobante, no al guardarlo en borrador. Una factura en borrador no aporta nada a la analítica. Se consultan en Contabilidad > Transacciones > Apuntes analíticos.

Un detalle que confunde la primera vez: los gastos figuran en negativo y los ingresos en positivo. Está bien que sea así, porque de ese modo el Saldo de una cuenta analítica es directamente el resultado de esa actividad. Si un proyecto facturó 100 y consumió 70, el saldo de su cuenta analítica es 30. Ese es el margen del proyecto, y es exactamente el número que la contabilidad general no da.

Para verlo agrupado está el Reporte analítico, en Reportes > Gestión. Viene agrupado por cuenta analítica y acotado al ejercicio en curso, y admite las vistas de gráfico y de tabla dinámica para cruzar, por ejemplo, sucursal contra mes.

Además, varios informes contables entienden la analítica sin salir de ellos (se explica en el Manual «Informes contables»):

• Balance general y Estado de resultados: el filtro Analítica agrega columnas por cuenta analítica o por plan. Es la forma de ver el estado de resultados abierto por sucursal, lado a lado con el total.
• Libro mayor y Balance de comprobación: el filtro Analítica acota el informe a las cuentas analíticas que elijas, en lugar de agregar columnas.

Conviene cuando hay una pregunta de gestión concreta que hoy no se puede contestar: cuánto deja cada sucursal, cuánto costó realmente una obra, qué área se está comiendo el presupuesto, si un cliente grande deja margen después de los costos que genera. Si podés nombrar la pregunta y decir quién la va a leer todos los meses, la analítica se justifica.

No conviene en tres casos. Si el corte se resuelve con algo más barato —un diario aparte, una etiqueta en el contacto, una vista filtrada— usá eso. Si el criterio de reparto va a ser inventado —prorratear el alquiler «como salga»— el número resultante es peor que no tenerlo, porque alguien lo va a tomar como cierto. Y si no hay nadie que sostenga la carga día a día, el resultado va a ser un informe con la mitad de los gastos sin imputar, que es lo mismo que no tener informe.

La recomendación práctica: arrancá con un solo plan, el que responde la pregunta más urgente, y dejalo en Opcional el primer mes para que nadie se trabe. Cargá los modelos de distribución de los gastos repetitivos. Cuando veas que casi todos los comprobantes ya salen con la analítica bien puesta, pasalo a Obligatorio y recién ahí empezá a mirar los números en serio. Agregar el segundo plan es fácil; limpiar un año de datos mal imputados, no.