Qué resuelve y qué no
Varias entidades en una sola base, cada una con su contabilidad, compartiendo la información que conviene compartir.
Odoo permite que en una misma base convivan varias empresas. Cada una lleva su propia contabilidad —su plan de cuentas, sus diarios, sus comprobantes— pero comparten lo que tiene sentido compartir: la agenda de contactos, el catálogo de productos, los usuarios.
Hay dos escenarios distintos y conviene no confundirlos, porque se configuran distinto:
- Empresas separadas: dos razones sociales, cada una con su CUIT, que facturan por separado. Son entidades independientes que casualmente comparten sistema.
- Empresa con sucursales: una razón social con puntos de operación distintos. En Odoo, una sucursal es una empresa con una empresa matriz cargada arriba.
Lo que Odoo no hace solo es el balance consolidado con eliminación de operaciones entre empresas. Puede mostrar los informes sumados —eso está más abajo—, pero las operaciones cruzadas entre dos empresas del grupo siguen ahí, sumadas dos veces.
Empresa activa y empresas permitidas
Son dos cosas distintas y de la diferencia dependen la mitad de los enredos.
En la ficha de cada usuario hay dos campos que se parecen y no son lo mismo:
| Campo | Qué define |
|---|---|
| Empresas | El listado de todas las empresas a las que ese usuario tiene acceso. Es lo que le aparece en el selector del encabezado. |
| Empresa | Cuál de todas es la suya por defecto: la que queda activa cuando entra al sistema. |
La empresa por defecto tiene que estar dentro del listado de permitidas. Si alguien la saca del listado y se olvida de cambiar la otra, Odoo no deja guardar y avisa que la empresa no está entre las empresas permitidas para ese usuario.
Del lado del usuario que trabaja, lo que importa es el selector del encabezado superior (Manual «Encabezado superior»): ahí se tilda con cuáles quiere trabajar. Ese selector solo aparece si tiene acceso a más de una.
Empresa matriz y sucursales
Una sucursal es una empresa más, pero colgada de otra, y eso le impone algunas cosas.
Las empresas se administran en Ajustes > Usuarios y empresas > Empresas. Para convertir una en sucursal de otra, se le carga la Empresa matriz. Desde la matriz, las sucursales se ven listadas en su propia sección.
Una sucursal no es del todo independiente: hay datos que hereda de la matriz y quedan de solo lectura en su ficha, porque tienen que ser idénticos en todo el grupo. La moneda es uno de ellos: no se puede tener una sucursal en pesos y otra en dólares dentro de la misma matriz.
El CUIT, en cambio, sí puede cargarse en cada una. Si una sucursal lo deja vacío, para los informes se la considera con el mismo CUIT de su matriz, que es el caso normal cuando las sucursales son puntos de operación de una misma razón social.
Qué cambia en el día a día
Qué se comparte, qué no, y cómo se nota al cargar.
La regla general: los datos maestros se pueden compartir, y los movimientos nunca.
- Contactos y productos pueden dejarse sin empresa asignada, y entonces los ven todas. Es lo habitual: un mismo proveedor le vende a las dos empresas del grupo. Si se les asigna una empresa, pasan a ser exclusivos de esa.
- Diarios, cuentas contables, impuestos y comprobantes son siempre de una empresa. Cada una necesita los suyos.
- Los desplegables se filtran solos por la empresa del documento. Si al cargar una factura no aparece el diario que buscabas, lo más probable es que sea de la otra empresa.
Con dos o más empresas tildadas a la vez, los listados muestran los documentos de todas juntos. Es cómodo para mirar, incómodo para cargar: para cargar conviene tener tildada una sola.
Los informes con varias empresas tildadas
Suman, y eso sirve para mirar pero no para presentar.
Los informes contables respetan el selector del encabezado: con dos empresas tildadas, el Libro mayor y el resto suman los movimientos de las dos y las nombran arriba. Destildar una la saca del cálculo al instante.
Hay un detalle con las sucursales que confunde: si no están todas tildadas, algunos botones de exportación se desactivan. No es una falla. Odoo evita que se genere un archivo de presentación con una parte de la empresa, que saldría incompleto. Cuando el informe corresponde a un solo CUIT —como el Libro de IVA— y están tildadas todas las sucursales de ese CUIT, la exportación se habilita.
