Altiplan · Manual 01 · Cuentas bancarias y métodos de pago

La cuenta bancaria y el diario son dos cosas distintas

Se crean juntas y se hablan entre sí, pero no son lo mismo. Entender la diferencia evita la mitad de los problemas.

En Odoo conviven dos registros que en el lenguaje cotidiano se llaman igual, «la cuenta del banco»:

La cuenta bancaria es el dato administrativo: un número de cuenta, un banco, un titular. Existe tanto para la empresa como para cada cliente y cada proveedor. Es lo que se necesita para transferir plata.
El diario de banco es el registro contable: la secuencia de asientos por donde pasan todos los movimientos de esa cuenta, con su cuenta contable de banco asociada. Existe solo para las cuentas de la empresa. Es lo que aparece en el balance.

La relación es de uno a uno: cada cuenta bancaria de la empresa tiene su propio diario, y ese diario contabiliza en su propia cuenta contable. Odoo lo dice explícitamente en su documentación: el diario y la cuenta contable se crean y configuran automáticamente cada vez que se agrega una cuenta bancaria.

La consecuencia práctica: dos cuentas bancarias distintas necesitan dos diarios distintos. No se pueden mezclar los movimientos de dos bancos en un mismo diario y esperar conciliar bien. Es también la razón por la que una cuenta en dólares lleva su propio diario, separado del de pesos.

El tablero de Contabilidad es el punto de entradaCada diario de banco aparece en el tablero de Contabilidad como una tarjeta con su saldo, los movimientos por conciliar y los botones de acción. Casi todo lo de este manual y del siguiente se hace desde ahí, no desde los menús de configuración.

Dar de alta la cuenta bancaria de la empresa

Hay dos caminos, y en Argentina en la práctica se usa uno solo.

Desde el tablero de Contabilidad, la tarjeta del banco ofrece Buscar entre más de 26.000 bancos. Ese botón abre las dos alternativas:

Conexión automática: se elige el banco de la lista y Odoo se sincroniza con él para traer los movimientos solo, todos los días. Funciona con los bancos que tienen el servicio disponible, que son sobre todo de Europa y Estados Unidos.
Registrar transacciones manualmente: la opción del final, abajo a la derecha. Se cargan los datos de la cuenta a mano y los movimientos entran después por importación de archivo o carga manual (sección 6).

Para los bancos argentinos, el camino es el segundo. La sincronización bancaria automática no está disponible con las entidades locales, así que la cuenta se crea manualmente y el extracto se importa. Conviene saberlo de entrada para no perder tiempo buscando el banco en la lista.

Al confirmar, Odoo crea la cuenta bancaria, el diario y la cuenta contable, todo junto. Si el diario ya existía y solo hay que corregirlo, se edita desde Contabilidad > Configuración > Diarios.

Tablero de Contabilidad: cada diario es una tarjeta. La del banco muestra el saldo y los accesos a Configuración bancaria y Transacciones. Los cheques de terceros y los rechazados tienen la suya, porque son otros lugares donde hay plata.

Dos números de la tarjeta del banco que conviene mirarAdemás del saldo, la tarjeta muestra dos renglones que aparecen solos cuando hay algo para revisar, y los dos son enlaces que abren la lista. Pagos es el total de los pagos ya registrados en ese diario que todavía no se cruzaron con ningún movimiento del banco: si ese número crece mes a mes, hay pagos cargados dos veces o pagos que nunca llegaron a la cuenta. Operaciones misceláneas son los asientos que tocaron la cuenta contable del banco sin pasar ni por un movimiento bancario ni por un pago —cargados a mano, casi siempre—, y son el origen habitual de las diferencias que después nadie sabe explicar.

El primer camino del alta: se busca la entidad en la lista para que Odoo traiga los movimientos solo —para Banco Galicia, a través de Salt Edge—. La opción de carga manual está al final del diálogo, debajo de la lista de bancos.

La ficha del diario de banco

Cuatro cuentas contables que conviene entender antes de tocarlas, porque cada una tapa un agujero distinto.

Abriendo el diario de banco desde Contabilidad > Configuración > Diarios se ven los datos de la cuenta —número, banco, moneda— y, en la pestaña de configuración contable, las cuentas que usa el diario:

Cuenta	Para qué se usa
Cuenta bancaria	La cuenta contable del disponible donde impacta cada movimiento conciliado. Es la que aparece en el balance como saldo del banco.
Cuenta transitoria (Suspense Account)	Donde queda parado provisoriamente un movimiento del extracto que todavía no se concilió contra nada. Es la pieza central del Manual «Conciliación bancaria».
Cuenta de ganancias / Cuenta de pérdidas	Donde se imputa la diferencia cuando el saldo de cierre de una caja no coincide con el que calculó el sistema. Se usan sobre todo en los diarios de efectivo.

Sobre la cuenta transitoria conviene detenerse, porque es la que más confunde: cuando entra un movimiento del banco y todavía no se sabe contra qué se aplica, Odoo lo contabiliza igual —el banco ya tiene ese saldo— y usa la cuenta transitoria como contrapartida. Al conciliarlo, esa contrapartida se reemplaza por la real. Por eso, un saldo distinto de cero en la cuenta transitoria es exactamente la lista de lo que falta conciliar. Es un indicador de control, no un problema en sí mismo.

Ficha del diario de banco: a la izquierda, las cuentas contables que usa —la bancaria, la transitoria y las dos de diferencia de arqueo—. A la derecha, Conexiones bancarias decide cómo entran los movimientos: a mano, por archivo importado o sincronizados.

Separar la cuenta transitoria diario por diarioDe fábrica, Odoo no crea una cuenta transitoria distinta para cada banco: crea una sola para toda la empresa y se la asigna a todos los diarios de banco, a la caja y a la tarjeta. Apenas instalado, entonces, el saldo pendiente de conciliar de todas las cuentas aparece mezclado en un único renglón del plan y no sirve como control. Conviene separarlas antes de empezar a operar: crear una cuenta transitoria por cada banco —«Transitoria Banco Nación», «Transitoria Banco Galicia»— y cargarla en el campo Cuenta transitoria de cada diario. La cuenta única que Odoo asigna por defecto se cambia en Contabilidad > Configuración > Ajustes, pero eso solo alcanza a los diarios que todavía no tengan una propia: la separación real se hace diario por diario.

Los métodos de pago del diario

Lo que el diario tiene habilitado acá es lo que después se puede elegir al registrar un pago.

Las pestañas Pagos entrantes y Pagos salientes del diario definen con qué medios se puede cobrar y pagar por esa cuenta. Cada línea tiene tres datos:

Método de pago: el mecanismo. Manual es el genérico —transferencia, depósito, efectivo—; el resto los agregan módulos específicos.
Nombre: el texto que va a ver el usuario en el desplegable del asistente de pago. Se puede renombrar: si en la empresa se dice «Transferencia», conviene que diga eso y no «Manual».
Cuentas de recibos / pagos pendientes: la cuenta transitoria de ese método, explicada en el Manual «Pagos y cuentas pendientes».

Un método que no esté agregado en el diario simplemente no aparece al registrar el pago, y esa es la causa habitual de «no me deja pagar con cheque». Pero acá hay una regla que conviene entender antes de salir a buscar: no todos los métodos de cheque van en el diario de banco. Odoo los reparte según el tipo de diario.

En el diario de banco solo se pueden usar los métodos salientes de cheque: Cheques Propios, para pagarle a un proveedor con un cheque de la empresa, y Cheques de terceros devueltos. Los dos los agrega sola la localización a cada diario de banco nuevo de una empresa argentina. La cuenta pendiente, en cambio, conviene revisarla: se completa sola solo si la cuenta existe con el número que la localización espera y solo en el momento en que se crea el diario, así que es habitual que alguna línea quede sin ella.

Los métodos que se usan para recibir un cheque de un cliente —Nuevo cheque de Terceros Existente y Cheque de Terceros Existente— no se pueden agregar al diario de banco. Ni siquiera figuran en el desplegable de la pestaña Pagos entrantes: Odoo los reserva para los diarios de tipo Efectivo. Si se los busca ahí y no aparecen, no está fallando la instalación.

¿Dónde están, entonces? En dos diarios que la localización crea aparte al instalar el plan de cuentas argentino: Cheques de Terceros y Cheques de Terceros Rechazados. Los dos vienen con los métodos de cheque de terceros ya cargados, sin tocar nada. De ahí sale la regla práctica del día a día: cuando un cliente paga con un cheque, el diario que hay que elegir es «Cheques de Terceros», no el del banco. El cheque queda en cartera ahí, y recién cuando se lo deposita se lo transfiere al diario del banco. Ese circuito se ve completo en el Manual «Pagos y cuentas pendientes» y, con todo el detalle de cheques propios, de terceros, rechazados y en cartera, en el Manual «Cheques propios y de terceros».

Pestaña Pagos salientes del diario: los métodos con los que se puede pagar desde esa cuenta. La localización argentina agrega sola Cheques Propios y Cheques de terceros devueltos, y solo a este último le deja asignada la cuenta pendiente.

Argentina: CBU, alias y las cuentas bancarias de los contactos

Odoo reconoce el CBU y lo valida, pero no todo el dato bancario argentino tiene un campo propio.

La localización argentina agrega al catálogo de tipos de cuenta bancaria el tipo CBU. El mecanismo es automático: se escribe el número en Número de cuenta y Odoo valida los 22 dígitos y sus dígitos verificadores; si son correctos, marca el Tipo de cuenta como CBU. Si no validan, lo trata como un número de cuenta genérico. Es un control gratuito contra el error de tipeo más caro que existe en administración. Los CVU de las billeteras virtuales comparten el mismo formato de 22 dígitos y se cargan igual.

Ahora bien, hay que decirlo claro: el alias bancario no tiene un campo propio en Odoo. El dato que el sistema valida y usa para operar es el CBU. Dónde se guarda el alias —en el nombre del titular, en una nota del contacto, en un campo agregado a medida— es una decisión de la implementación, no algo que venga resuelto.

Las cuentas bancarias no son solo de la empresa. En la ficha de cada cliente o proveedor, pestaña Facturación, se cargan sus cuentas bancarias. La del proveedor es la que Odoo propone en el campo Cuenta bancaria receptora al registrar un pago, y la que se imprime en la orden de pago.

Ficha de un proveedor, pestaña Contabilidad: sus cuentas bancarias se cargan acá. Es la que Odoo va a proponer como cuenta receptora cuando se le registre un pago.

La cuenta bancaria del contacto en detalle: el CBU va en Número de cuenta, y Odoo valida los 22 dígitos. El interruptor Enviar dinero la marca como confiable para operar.

La casilla «Enviar dinero» es un control antifraude, no un trámiteCada cuenta bancaria de un contacto tiene una casilla Enviar dinero que arranca destildada. Mientras esté así, Odoo no propone esa cuenta para transferir. Existe porque el fraude más común es un correo de proveedor comprometido que informa un CBU nuevo. El procedimiento correcto es verificar el CBU nuevo por teléfono con el proveedor antes de tildarla, y dejar ese permiso en manos de un perfil autorizado. Destildarla «porque molesta» es desactivar el control.

Quién puede tildarla, y qué queda trabado despuésEl control ya viene con el permiso puesto: para mover ese interruptor hace falta el privilegio Validar cuenta bancaria, que de fábrica tiene solo el administrador del sistema. Sin él, el interruptor se ve pero no se deja tocar, y si alguien insiste Odoo responde que no tiene derecho a marcar la cuenta como confiable. Aprovechalo en vez de inventar un procedimiento: se le asigna ese privilegio a una sola persona desde Ajustes > Usuarios, en los permisos de Contabilidad, y el circuito de aprobación queda armado. Dos consecuencias más, las dos a favor. Una vez marcada como confiable, el número de cuenta y el titular quedan de solo lectura: nadie cambia el CBU por debajo de una cuenta ya aprobada sin destildarla primero, y destildarla queda registrada. Y si el número que se está cargando ya figura en otro contacto, Odoo avisa arriba con el enlace a esos contactos: suele ser la primera pista de un alta duplicada.

Cómo entran los movimientos del banco al sistema

Tres caminos posibles, y en Argentina en la práctica se usan dos.

El diario de banco necesita que alguien le diga qué pasó en la cuenta. Hay tres formas:

Camino	Cómo funciona	Cuándo aplica
Sincronización automática	Odoo se conecta al banco y baja los movimientos solo, a diario.	No disponible con los bancos argentinos.
Importación de archivo	Se descarga el extracto del homebanking y se sube a Odoo.	El camino habitual. Es el que conviene estandarizar.
Carga manual	Se escriben los movimientos uno por uno.	Cuentas con muy poco movimiento.

Odoo acepta varios formatos al importar. El PDF y las imágenes del resumen los lee solo, sin configurar nada. El OFX y el CAMT.053 son formatos bancarios estándar y se mapean solos; el CSV, el XLS y el XLSX piden un paso adicional de mapeo de columnas —qué columna del archivo es la fecha, cuál el importe, cuál la descripción—. Ese mapeo se guarda, así que se configura una vez por banco y después la importación es directa. Hay un formato más, el QIF, que no viene activado: si algún banco lo entrega, se habilita una sola vez desde Contabilidad > Configuración > Ajustes. El CODA, en cambio, no aplica acá: es un formato belga y su importación viene con esa localización, no con la argentina.

Para importar: desde el tablero, el menú de los tres puntos del diario de banco, opción Importar archivo. También se puede arrastrar el archivo directamente sobre la tarjeta del diario. El asistente tiene un botón de prueba para verificar el mapeo antes de importar de verdad.

Para cargar un movimiento a mano: se abre el diario desde el tablero y se usa Nuevo. Los únicos campos obligatorios son Etiqueta y Fecha; el contacto es opcional, aunque cargarlo es lo que después dispara la conciliación automática.

Para importar el extracto: el menú de los tres puntos de la tarjeta del banco, opción Importar archivo. Desde ahí se elige el CSV, XLSX, OFX o CAMT que se bajó del homebanking.

Importar dos veces el mismo extracto no duplica nadaEs el miedo que frena a todo el mundo la primera vez, y está resuelto: Odoo le pone una marca propia a cada movimiento que importa, así que si el archivo trae movimientos que ya estaban —el mismo extracto subido de nuevo, o dos archivos con días superpuestos— los reconoce, los saltea y avisa cuántos ignoró. Un detalle a tener en cuenta: eso funciona con los formatos bancarios estándar, OFX y CAMT, porque traen un identificador por movimiento. Con CSV y planilla el propio Odoo aclara que el formato no le da con qué distinguirlos, así que ahí sí conviene mirar el archivo antes de subirlo. Dato al pasar: después de la primera importación exitosa, el diario queda configurado solo para recibir los movimientos por archivo.

El saldo inicial se carga antes del primer extractoAntes de importar el primer extracto hay que dejar cargado el saldo que la cuenta tenía a la fecha de arranque. Sin él, el saldo que muestra Odoo nunca va a coincidir con el del banco por más que todos los movimientos siguientes estén bien: va a faltar siempre lo mismo. Es el error de arranque más común y el más molesto de corregir después. No hace falta inventar un movimiento para taparlo; hay dos caminos previstos. El simple, si solo se arranca con el banco: al abrir el primer extracto, el campo Balance inicial viene en cero y se escribe a mano el saldo que informa el banco; de ahí en adelante Odoo lo arrastra solo, tomando el saldo final del extracto anterior. El completo, si se está cargando toda la contabilidad de arranque: en el tablero de Contabilidad, el paso Revisar plan de cuentas del panel de puesta en marcha abre el plan con columnas de débito, crédito y balance de apertura, para cargar de una sola vez los saldos iniciales de todas las cuentas, la del banco incluida. Si se usa el segundo, el saldo del banco ya queda cargado ahí y no hay que repetirlo en el extracto.

Varias cuentas, moneda extranjera y caja

Un diario por cada realidad distinta: por banco, por moneda, y uno aparte para el efectivo.

Tres situaciones habituales que se resuelven con la misma lógica:

Varias cuentas bancarias: se repite el alta de la sección 2 por cada una. Cada una con su diario, su cuenta contable y su cuenta transitoria. En el tablero aparecen como tarjetas separadas.
Cuenta en dólares: se le asigna la moneda en el diario. Los movimientos se registran en dólares y Odoo lleva en paralelo el equivalente en pesos según la cotización de la fecha, generando las diferencias de cambio cuando corresponde. Una cuenta en dólares nunca comparte diario con una en pesos. Todo lo demás —cotizaciones, la actualización desde ARCA, las diferencias de cambio— está en el Manual «Operar en moneda extranjera».
Caja en efectivo: es un diario de tipo Efectivo, no de banco. Odoo no lo crea junto con la cuenta bancaria: hay que configurarlo aparte. Funciona con la misma lógica de métodos de pago y cuentas pendientes.

El criterio de fondo es el mismo en los tres casos: un diario representa un lugar donde hay plata. Si en la realidad son dos lugares distintos, en Odoo son dos diarios.

La caja es un diario de tipo Efectivo, no de banco: donde el de banco dice Cuenta bancaria, este dice Cuenta de efectivo. El resto —transitoria, diferencias y métodos de pago— funciona igual.

Hay un tercer tipo: Tarjeta de créditoAdemás de banco y efectivo existe el diario de tipo Tarjeta de crédito, para las tarjetas de la empresa. Funciona casi igual que el de banco —su cuenta contable, su cuenta transitoria, sus métodos de pago y su propia lista de extractos—; lo único que no tiene son las dos cuentas de diferencia de arqueo, que solo hacen falta donde se cuenta plata a mano. Los tres se dan de alta desde el botón Nuevo del tablero, que no abre un formulario sino un selector con tarjetas ilustradas: Banco, Tarjeta, Efectivo y, para el perfil de contador, los diarios de ventas, compras y variado.

El extracto: dónde queda y cómo avisa que algo no cierra

Odoo no guarda los movimientos sueltos: los agrupa en extractos, y cada extracto se controla solo.

Cada vez que se importa un archivo, Odoo arma un extracto —en pantalla lo vas a ver como Estado de cuenta—. La lista está en el tablero: menú de los tres puntos de la tarjeta del banco, columna Vista, opción Estados de cuenta. Cada uno tiene tres importes, y en la diferencia entre ellos está todo el control:

Importe	De dónde sale
Balance inicial	El saldo con el que arranca el extracto. Odoo lo arrastra del extracto anterior.
Saldo final	El que informa el banco. Lo trae el archivo o se escribe a mano.
Balance calculado	El que da la suma de los movimientos que hay cargados adentro. Lo calcula Odoo.

De ahí salen dos controles que corren solos, sin que nadie los pida:

El extracto está completo cuando el balance calculado coincide con el saldo final que declaró el banco. Si no coincide, adentro de ese extracto faltan o sobran movimientos.
El extracto es válido cuando su balance inicial coincide con el saldo final del extracto anterior. Si no coincide, hay un hueco: quedó un período sin importar en el medio, o se importó dos veces algo.

Cuando alguno de los dos falla, el extracto aparece en rojo en la lista y con el motivo escrito. Además, en la tarjeta del banco del tablero se enciende, también en rojo, el enlace Estado(s) de cuenta no válido(s), y el buscador de la lista tiene un filtro para dejar a la vista solo esos.

Esto es lo que hace que el cierre del mes sea verificable en treinta segundos: si la lista de extractos del banco está toda en negro, la cuenta está cargada de punta a punta, sin huecos ni movimientos de más. No reemplaza a la conciliación —eso es cruzar cada movimiento contra su factura o su pago, y está en el Manual «Conciliación bancaria»—, pero es el control que va antes.

Un detalle al pasar: cada extracto se imprime con Imprimir > Estado de cuenta y sale un PDF con el detalle y los saldos.