Las recepciones no se crean: llegan
Casi siempre nacen de una orden de compra confirmada. Cargarlas a mano es la excepción.
Cuando alguien confirma una orden de compra, Odoo genera automáticamente la recepción correspondiente y la deja esperando en Inventario > Operaciones > Traslados > Recepciones. El depósito no tiene que cargar nada: abre el documento que ya está y cuenta lo que llegó.
Ese vínculo se ve en el campo Documento origen de la recepción, que apunta al número de la orden de compra. Vale la pena mirarlo, porque es lo que después permite comparar lo pedido, lo recibido y lo facturado (ver Manual «Control de facturas de compra»).
Crear una recepción a mano es posible, pero conviene tratarlo como excepción: una devolución de un cliente, una donación, material que aparece sin documento. Cuando el depósito empieza a cargar recepciones sueltas de mercadería que sí tenía orden de compra, se rompe la trazabilidad y el control de facturas deja de servir.
Contar y validar
La columna que importa es la de cantidad hecha, no la demanda.
Al abrir la recepción, las líneas muestran la Demanda —lo que la orden de compra pidió— y una columna de cantidad efectivamente recibida. Odoo propone que coincidan, pero es una propuesta: la que se valida es la segunda.
El trabajo real es contar y corregir esa columna. Si se pidieron 100 y llegaron 92, se escribe 92. Si llegaron 105, se escribe 105: Odoo permite recibir de más y es correcto que lo permita, porque el sistema tiene que reflejar la realidad del depósito, no la del papel.
Con las cantidades cargadas, el botón Validar ejecuta el movimiento. Recién en ese momento el stock sube. Antes de validar, por más que la mercadería esté físicamente en el estante, para el sistema no existe.
Si el producto lleva lote o número de serie, la validación va a pedirlos y no deja avanzar sin ellos (ver Manual «Trazabilidad: lotes y números de serie»).
Entregas parciales
Al validar de menos, Odoo pregunta qué hacer con el faltante. La respuesta importa.
Cuando la cantidad recibida es menor que la demanda, al validar aparece un cartel que ofrece crear un pedido pendiente —una segunda recepción por el faltante— o dar la entrega por terminada.
La decisión no es técnica sino operativa:
| Situación | Qué responder |
|---|---|
| El proveedor va a mandar el resto en unos días | Crear el pendiente. Queda una segunda recepción esperando y el circuito sigue abierto. |
| El faltante no va a llegar nunca | Terminar la entrega. Si no, queda una recepción abierta para siempre ensuciando el tablero. |
El error habitual es contestar siempre lo mismo por costumbre. Con el tiempo se acumulan recepciones en estado Listo que nadie va a validar, y el contador del tablero deja de significar algo.
Si el faltante no va a llegar y ese material se sigue necesitando, hay que volver a pedirlo: eso es una compra nueva, no la misma recepción esperando.
Devolver al proveedor
Un movimiento en sentido contrario, generado desde la recepción original.
Cuando llega material fallado o equivocado y hay que mandarlo de vuelta, no se hace un ajuste de inventario: se hace una devolución. La diferencia es de trazabilidad — el ajuste dice «desapareció», la devolución dice «se lo devolvimos al proveedor», que es información distinta.
Se hace desde la recepción ya validada, con el botón Devolver. Se abre un asistente con las líneas y sus cantidades: se deja solo lo que se devuelve y se confirma. Odoo crea un traslado de salida hacia el proveedor, vinculado a la recepción original.
Esa devolución después hay que validarla igual que cualquier traslado, cuando la mercadería efectivamente sale. Y del lado administrativo, la nota de crédito del proveedor es un documento aparte que se gestiona en Contabilidad (ver Manual «Notas de crédito y débito»).
Recepción en una, dos o tres etapas
Una opción del almacén que cambia cuántos documentos hay que validar.
En la ficha del almacén hay un campo que define cuántos pasos tiene la entrada:
| Configuración | Qué implica |
|---|---|
| Una etapa | Se recibe y queda en stock. Un solo documento. |
| Dos etapas | Se recibe en una zona de entrada y después se almacena. Dos documentos. |
| Tres etapas | Se recibe, se controla la calidad y después se almacena. Tres documentos. |
La recomendación es empezar en una etapa. Las dos y tres etapas resuelven un problema real —que la mercadería no se dé por disponible hasta que se guardó o se controló— pero triplican el trabajo de validación. Si el depósito no tiene una zona de recepción separada de verdad, agregar etapas solo agrega clics.
Cambiar esta opción con recepciones abiertas es incómodo: los documentos ya generados siguen con la estructura vieja. Conviene definirla al configurar el almacén y no después.