Seguimiento de cobranzas

Antes de configurar un solo nivel de reclamo conviene entender qué mira Odoo. Para cada cliente busca los apuntes contables que cumplan tres condiciones a la vez: que estén en una cuenta a cobrar, que el asiento esté registrado, y que no estén conciliados. De esos, se queda con los que tienen una fecha de vencimiento ya pasada. Nada más. Toda la maquinaria de reclamo cuelga de esos dos datos.

La fecha de vencimiento no se escribe a mano: la calcula el término de pago de la factura (ver Manual «Términos de pago y condiciones»). Si un cliente tiene cargado el término equivocado, no hay error visible en ningún lado: simplemente el reclamo sale antes o después de lo que corresponde. Y un apunte sin fecha de vencimiento nunca entra al circuito.

Sobre la conciliación hay una confusión frecuente que conviene despejar. Una factura en En proceso de pago —la que ya tiene el pago registrado pero todavía no pasó por el extracto bancario (ver Manual «Pagos y cuentas pendientes»)— ya está conciliada contra el pago, así que Odoo no la reclama. El peligro real es otro: el cobro que entró al banco y quedó en Odoo como pago sin imputar, o el que directamente nunca se registró. En esos casos la factura sigue abierta, sigue vencida, y el cliente recibe un reclamo por algo que ya pagó.

Hay dos válvulas que evitan falsos reclamos y funcionan solas. La primera: si el saldo total del cliente da a favor de él, Odoo lo deja en No se necesita realizar una acción aunque tenga una factura vencida suelta. La segunda: los asientos cargados a mano en un diario de tipo Misceláneo nacen marcados como Sin seguimiento, así que un ajuste contable contra la cuenta de deudores no dispara reclamos.

Se configuran en Contabilidad > Configuración > Facturación > Niveles de seguimiento. La ficha arranca con el nombre del nivel y con la frase Recordatorio [N] días después de la fecha de vencimiento. Ese número admite negativos: un nivel con −5 avisa cinco días antes de que la factura venza, que suele ser el aviso más efectivo y el que menos molesta. Dos niveles de la misma empresa no pueden tener el mismo número de días, ni el mismo nombre.

La pestaña Notificación define el mensaje. A la izquierda se tildan Correo electrónico y SMS, cada uno con su plantilla. A la derecha hay tres opciones que se leen rápido pero pesan mucho:

La pestaña Actividad es el otro camino: en vez de escribirle al cliente, se le agenda trabajo a alguien de la empresa. Se tilda Programar actividad y se define el Tipo de actividad —llamada, reunión, lo que corresponda—, el Resumen, una Nota y el Responsable, que puede ser el Responsable del seguimiento cargado en la ficha del cliente, el Vendedor de la factura o el Gerente de cuenta del cliente.

El encadenado de niveles lo maneja Odoo solo. Cuando se ejecuta un nivel, el sistema fija la fecha del Siguiente recordatorio tomando la diferencia de días hasta el nivel que sigue. Por eso la secuencia razonable son tres o cuatro escalones con tonos distintos —un aviso amable, uno formal, uno de corte— y no diez.

La carta de reclamo no es una opción del nivel. La ficha ofrece correo, SMS y actividad, y nada más. El PDF se genera desde el asistente de recordatorio manual (sección 6), que tiene una casilla Imprimir. Ese PDF trae el estado de cuenta del cliente y, si está tildado Adjuntar facturas, pega los PDF de los comprobantes vencidos a continuación, en un solo archivo. Además queda guardado como adjunto en la conversación del cliente, así que hay constancia de qué se reclamó y cuándo.

La consecuencia práctica: el circuito automático nunca imprime nada. Si la operatoria de AS Aluminio incluye mandar la carta en papel o adjuntar el PDF firmado, ese paso es necesariamente manual.

El envío por WhatsApp tampoco viene de fábrica. Aparece como una opción más —al lado de Correo electrónico y SMS, tanto en la ficha del nivel como en el asistente manual— solo si se instala la aplicación de WhatsApp y su módulo de seguimiento. Y no alcanza con instalar: hace falta una cuenta de WhatsApp Business conectada, y las plantillas del mensaje tienen que estar aprobadas por Meta. El selector de plantillas del asistente solo ofrece las que están en ese estado. Es un proyecto aparte, con tiempos propios, no una casilla que se tilda.

Todas las noches corre una tarea programada que manda los recordatorios pendientes. Para que le escriba a un cliente tienen que darse tres condiciones al mismo tiempo:

El campo Recordatorios del contacto ofrece Automático o Manual, y viene en Automático de fábrica. Esa es la palanca fina: sirve para dejar afuera del envío automático a un cliente puntual —el que está renegociando, el que tiene una factura en discusión, el cliente grande al que se le llama en vez de escribirle— sin tocar la configuración general.

Y es también la forma correcta de arrancar. Mientras los niveles estén en manual, la tarea nocturna no escribe una sola línea: solo se acumulan los clientes en estado Se necesita realizar una acción, listos para que alguien los revise y los mande. Correr así el primer mes y recién después tildar Automático es barato y evita el único error de este circuito que no tiene arreglo.

En la ficha del contacto, pestaña Contabilidad, el bloque SEGUIMIENTO DE FACTURAS muestra un distintivo de color con tres valores posibles:

En el mismo bloque están el nivel de seguimiento actual como barra de estado —se puede hacer clic para moverlo a mano—, un enlace Apuntes contables que abre exactamente los apuntes que están generando ese estado, el Responsable, y el Siguiente recordatorio. Esa última fecha es editable y funciona como freno: Odoo no toma ninguna acción sobre ese cliente antes de ella. Es la manera limpia de registrar un «me pidió una semana más» sin sacarlo del circuito.

Pero la cobranza no se trabaja cliente por cliente: se trabaja desde el listado de contactos. Ahí el buscador trae dos filtros propios, Facturas atrasadas de clientes y Requiere seguimiento, y el selector de columnas de la derecha permite agregar Estado del seguimiento, Nivel de seguimiento, Siguiente recordatorio, Recordatorios, Responsable, Adeudo total y Total atrasado —estas dos últimas con subtotal—.

Vale la pena armar esa vista una vez y guardarla como favorita: filtro Requiere seguimiento más esas columnas es, literalmente, la pantalla desde la que se cobra.

De a uno. En la ficha del contacto, al lado del campo Recordatorios, hay un enlace Enviar que abre el asistente de recordatorio manual. Viene todo precargado desde el nivel en el que está el cliente: las casillas Imprimir, Correo electrónico y SMS, los destinatarios —el contacto de facturación del cliente, más los que se agreguen en Destinatarios adicionales—, el asunto, el cuerpo ya redactado y los PDF de las facturas vencidas como adjuntos. Todo es editable antes de mandar. Al pie, según lo que esté tildado, el botón dice Enviar e imprimir, Enviar o Imprimir.

Por tanda. Desde el listado de contactos se seleccionan varios clientes y se usa Procesar seguimiento en el menú de acciones. Odoo manda el nivel que corresponde a cada uno, sin abrir asistente y sin preguntar. Saltea a los que no están en Se necesita realizar una acción, y saltea también a los que les falta el dato que el nivel necesita: correo si el nivel manda correo, teléfono si manda SMS.

Cuando eso pasa, al terminar se abre una ventana Información faltante con la lista de los clientes salteados. El botón Ver contactos abre esa lista en modo editable en el momento —nombre, correo, teléfono, calle, ciudad, código postal, país—, así se completan los datos ahí mismo y se vuelve a procesar. Ese aviso es lo que evita que la tanda mienta sobre cuánto se reclamó.

Sacar una factura del circuito. Para el caso clásico de la factura en discusión, no hace falta tocar nada de la configuración: en el Reporte de seguimiento (sección 7) cada línea tiene un interruptor que la marca como Sin seguimiento. Esa factura deja de contar en el total vencido del cliente y deja de disparar recordatorios. Ojo con el alcance: el interruptor actúa sobre el comprobante completo, no sobre una cuota, así que una factura en tres cuotas sale entera del circuito.

El Reporte de seguimiento es una variante del Libro mayor de la empresa: se abre eligiéndolo en el selector de reportes de ese informe, o directamente desde el botón de la ficha del cliente que muestra el importe adeudado. Lista, por cliente, los comprobantes pendientes con fecha de factura, fecha de vencimiento, importe, importe en moneda y balance (ver Manual «Informes contables»).

Lo que lo hace útil para cobrar es que agrupa las líneas en dos bloques: Vencidas y Debido. El segundo nombre está mal traducido: el original es Due y son las facturas por vencer, no las adeudadas. Esa separación es la que permite decirle al cliente «esto ya te venció, y esto otro te vence la semana que viene» en la misma conversación.

Arriba, además de exportar a PDF y a Excel, hay un botón Enviar que abre el asistente de envío por correo con una plantilla propia. Sirve para mandarle el estado al cliente sin salir del informe y sin pasar por el circuito de niveles.

No confundirlo con el Estado de cuenta del cliente, que es un informe distinto y se abre desde el listado de contactos: se seleccionan clientes y se usa Abrir estados de cuenta del cliente en el menú de acciones. Los dos muestran lo que debe el cliente, pero se usan para cosas distintas: el de seguimiento para reclamar, el estado de cuenta para informar.