Lo que ARCA valida antes de dejarte facturar

Cuando se pulsa Confirmar en una factura de una empresa cuyo tipo de responsabilidad de ARCA es IVA Responsable Inscripto, y el diario usa documentos, Odoo recorre las líneas una por una y exige que cada una tenga exactamente un impuesto perteneciente a un grupo de IVA. Si una línea quedó sin impuesto, o si alguien cargó IVA 21% y además IVA Exento en la misma línea, la confirmación se corta.

El mensaje es este, y nombra la línea culpable: «Debería haber un solo impuesto del grupo fiscal “IVA” por línea, pero este no es el caso de la línea “…”. Agregue un impuesto a esta línea o compruebe las opciones avanzadas de la configuración fiscal para el campo “Grupo fiscal” correspondiente.» Donde el mensaje dice grupo fiscal hay que leer Grupo de impuestos, que es como se llama el campo en la ficha del impuesto, pestaña Opciones avanzadas. Es una traducción despareja del mismo dato.

Dos precisiones que ahorran vueltas. Las percepciones no cuentan: una línea con IVA 21% más una percepción de IIBB pasa el control sin problema, porque la percepción no pertenece a ningún grupo de IVA. Y las líneas de sección y de nota tampoco se controlan, así que un título o un comentario intercalado no rompe nada.

Los casos que fallan casi siempre son los mismos: una línea de descuento, de flete o de redondeo cargada a mano sobre la que nadie puso impuesto. La solución es agregarle el impuesto que corresponda —aunque sea uno de 0%—, no borrar la línea.

En Contabilidad > Configuración > ARCA > Tipos de documentos, la ficha de cada tipo tiene un campo llamado Alícuotas de compra con dos valores posibles: Cero y No cero. Ese campo es el que gobierna la segunda validación, y solo actúa sobre facturas y notas de crédito de proveedor.

• Cero: todas las líneas tienen que llevar IVA No Corresponde. Es el valor de FACTURAS B, FACTURAS C, sus notas de crédito, FACTURAS Y COMPROBANTES DEL EXTERIOR y NOTAS DE CRÉDITO Y REEMBOLSOS DEL EXTERIOR, entre otros. Son 54 tipos en total.
• No cero: el comprobante se rechaza si alguna línea lleva IVA No Corresponde. Es el valor de FACTURAS A, NOTAS DE DÉBITO A, NOTAS DE CRÉDITO A y de los comprobantes de exportación.

La lógica es fiscal, no informática: una Factura B no discrimina IVA, así que el Responsable Inscripto que la recibe no tiene crédito fiscal que computar. Marcarle IVA 21% a una Factura B de proveedor sería declarar un crédito que no existe.

En las facturas de cliente el ajuste no se consulta: siempre se comportan como No cero. Dicho de otro modo, una línea de una factura de venta nunca puede llevar IVA No Corresponde. Para las ventas al exterior el impuesto que corresponde es IVA Exento, y la posición fiscal ya lo reemplaza sola (ver Manual «Impuestos»).

En una factura de venta de un diario que usa documentos, apenas se elige el Cliente Odoo mira su Tipo de responsabilidad de ARCA. Si es del exterior —Proveedor del Exterior, Cliente del Exterior o IVA Liberado – Ley Nº 19.640— y el diario elegido no es de exportación, busca uno de exportación y lo reemplaza. Al revés funciona igual: si el cliente es local y el diario era de exportación, lo cambia por uno del mercado interno.

Un diario cuenta como de exportación cuando su Sistema de PdV de ARCA es alguno de los tres de exportación; el electrónico es Comprobante de exportación - Web Service. Si Odoo no encuentra ninguno, no cambia nada y muestra un aviso con un botón Ir a Diarios: «Está intentando crear una factura para un cliente del exterior pero no cuenta con un diario de tipo exportación.» El aviso equivalente para el caso inverso habla de un diario de tipo mercado interno.

La consecuencia práctica es que el diario de exportación tiene que existir antes de cargar la primera factura E. No es algo que se resuelva sobre la marcha desde la factura (ver Manual «Comercio exterior»).

En las facturas de proveedor hay un automatismo parecido pero más terminante: cuando el proveedor tiene la responsabilidad Proveedor del Exterior, Odoo pisa el Tipo de documento y deja siempre FACTURAS Y COMPROBANTES DEL EXTERIOR, elija el usuario lo que elija. Y ese tipo es de los marcados como Cero, así que arrastra la exigencia de la sección anterior.

Cuando se seleccionan varias facturas en el listado y se confirman juntas, Odoo las manda a ARCA una por una y guarda cada CAE en cuanto lo recibe. No espera al final: cada autorización se graba en el momento, justamente para no perderla si algo falla después.

Por eso, si el quinto comprobante es rechazado, los cuatro anteriores quedan autorizados y registrados. No hay marcha atrás automática: un comprobante con CAE ya existe en ARCA y solo se corrige con una nota de crédito (ver Manual «Notas de crédito y débito»).

El mensaje lo dice explícitamente y arma dos listas: «Algunos documentos se validaron en ARCA, pero el sistema detuvo la validación en lote por un error en uno de ellos», seguido de Estos documentos se validaron y Estos documentos no se validaron, esta última con el cliente y el importe de cada uno. Conviene leer esas dos listas antes de reintentar, para no confirmar dos veces lo que ya salió.

Cuando ARCA rechaza o observa un comprobante, la ventana de error se arma en dos partes. Arriba va lo que contestó el organismo, tal cual, en hasta tres bloques: Error de validación de ARCA, Observación de validación de ARCA y Evento de validación de ARCA, cada uno con su código y su texto original. Abajo, separado, aparece un bloque titulado CONSEJO.

Ese bloque es de Odoo, no de ARCA. Es un diccionario propio, en castellano, que traduce los códigos más frecuentes a una instrucción concreta. Algunos ejemplos de lo que explica:

El diccionario también traduce los códigos de observación, que son los que ARCA devuelve cuando acepta con reparos: ahí el comprobante queda autorizado igual, pero el detalle se registra en el historial de la factura. Vale la pena leerlo, porque suele avisar de un dato del cliente que conviene corregir antes de la próxima venta.

Hay un caso donde Odoo va más allá y hace un diagnóstico propio. Ante el error 10016 vuelve a consultar a ARCA el último comprobante autorizado y decide entre dos causas distintas: que la fecha de la factura sea anterior a la de la última autorizada, o que la numeración se haya desfasado entre Odoo y ARCA. El texto que termina apareciendo en el CONSEJO ya es el de la causa concreta.

Antes que nada, conviene entender de dónde sale la numeración. Cuando se confirma el primer comprobante electrónico de un tipo de documento en un punto de venta, Odoo no arranca desde el 1: se conecta al web service, le pregunta a ARCA cuál fue el último número autorizado para ese tipo y ese punto de venta, y sigue desde ahí. Es lo que permite empezar a facturar en Odoo cuando ya se venía facturando desde otro sistema o desde el portal, sin duplicar numeración. Y la cuenta corre por tipo de documento: en un mismo diario, las Facturas A y las Notas de Crédito A llevan correlativos independientes.

Cuando algo no cierra, la herramienta está en Contabilidad > Contabilidad > Consultar factura en ARCA. Pide cuatro datos:

La opción Obtener última factura es la que sirve para diagnosticar. Se elige el diario y el tipo de documento, y en el campo Número aparece el último correlativo que ARCA tiene registrado. Comparándolo con el último comprobante de ese tipo en Odoo se ve en un segundo si hay desfase, y de cuánto.

La otra opción, Número específico de factura, trae todos los datos que ARCA guardó de un comprobante ya autorizado: fecha, importes, CAE y su vencimiento. Sirve para auditar un comprobante puntual que quedó dudoso.

Odoo puede consultarle a ARCA si una factura de proveedor con CAE, CAI o CAEA está efectivamente autorizada. Se habilita en Contabilidad > Configuración > Ajustes, en el ajuste Verificar la validez de las facturas de los proveedores en ARCA, que tiene tres modos:

Con los dos últimos modos, en la factura de proveedor aparece la fila del Modo de autorización de ARCA —CAE, CAI o CAEA— con su Código de autorización y, al lado, el botón ⇒ Verificar en ARCA. El botón recién se muestra cuando el modo de autorización está cargado: sin ese dato no hay nada que consultar. El resultado se guarda en la misma fila y tiene tres valores: Aprobado, Obsevado —así, con la errata de traducción— y Rechazado. Si ARCA devuelve observaciones o errores, el detalle queda en el historial del comprobante.

En modo Requerido, antes de registrar cualquier factura de proveedor Odoo intenta la verificación. Si el resultado no es Aprobado ni Obsevado, corta: «No podemos registrar esta factura de proveedor en Odoo porque la verificación en ARCA falló… Verifica de forma manual en ARCA y revisa el chatter de la factura para obtener más información.» Es un modo pensado para asegurar que todo lo que se informa en el Libro de IVA Compras esté respaldado por un comprobante real.

Una limitación importante: no todos los tipos de documento se pueden verificar. La consulta solo existe para los comprobantes clásicos —facturas, notas de crédito y de débito A, B y C, comprobantes de exportación y algunos regímenes especiales—. En un tipo que no está en esa lista, el botón directamente no aparece y el modo Requerido no lo frena.