Crear un contacto
Aplicación Contactos, botón "Nuevo".
Un contacto puede ser una persona individual o una empresa. Al crear uno nuevo se elige el tipo y se completan los datos básicos —nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, condición fiscal, CUIT— organizados en pestañas dentro de la ficha.
- Contacto y Direcciones: datos generales e identificatorios del contacto.
- Ventas y Compras: configuración comercial (condiciones de pago, listas de precio, vendedor asignado, etc.).
- Contabilidad: cuentas contables e información fiscal asociada al contacto.
- Notas: aclaraciones visibles solo para uso interno del equipo, sin salir del registro.
Un mismo contacto se reutiliza en toda la operación: no hace falta crear uno distinto para cada documento (venta, compra, factura); una vez creado, siempre se usa el mismo registro. Por eso, antes de crear un contacto nuevo conviene buscarlo primero para evitar duplicados.
Anidar contactos
Un contacto de tipo empresa puede tener contactos hijos.
Dentro de la pestaña Contacto y Direcciones de una empresa, es posible agregar contactos anidados: personas o direcciones que dependen de esa empresa.
- Personas de contacto: individuos que trabajan en esa empresa —en el ejemplo, Billy Fox (Production Supervisor), Edith Sanchez (Analyst), y así con cada persona, cada una con su propio email y teléfono—.
- Direcciones: una empresa puede tener además una dirección de facturación y una o varias direcciones de entrega distintas, cada una como un contacto anidado con su propio uso.
Esto evita duplicar los datos generales de la empresa en cada dirección o persona: cada contacto anidado hereda los datos generales y solo agrega lo propio (una dirección puntual, un nombre de persona).
Botones inteligentes del contacto
Igual que en cualquier registro, en la barra superior de la ficha del contacto.
Desde la ficha de un contacto, los botones inteligentes dan acceso directo a todo lo vinculado a él.
En el ejemplo: ventas facturadas, facturas de proveedor pendientes, el saldo adeudado, tareas de proyecto vinculadas y números de serie/lote —según qué aplicaciones estén activas y qué relación tenga ese contacto con cada una—. Parado en un solo contacto, se puede ver de un vistazo toda su actividad en el sistema sin recorrer módulo por módulo.
Cuando un contacto deja de estar vigente (por ejemplo, un cliente con el que ya no se trabaja), la práctica correcta es archivarlo desde el menú de Acción, en lugar de eliminarlo: así se conserva todo su historial de documentos vinculados, pero deja de aparecer en las búsquedas habituales.
Un contacto puede ser cliente, proveedor y/o empleado
No son categorías excluyentes: conviven en el mismo contacto.
Odoo no obliga a definir un contacto como una sola cosa. El mismo registro puede tener, al mismo tiempo, el rol de:
- Cliente: si se le emiten ventas o facturas de venta.
- Proveedor: si se le registran compras o facturas de compra.
- Empleado: si además es personal de la empresa (según la aplicación de RRHH).
Es habitual, por ejemplo, que una misma persona o empresa sea proveedor y cliente a la vez. La recomendación es siempre buscar antes de crear: si el contacto ya existe, se completa o ajusta ese mismo registro en lugar de generar uno nuevo duplicado.
Fusionar contactos duplicados
Cuando la misma empresa o persona quedó cargada dos veces por error.
Es común que un mismo cliente o proveedor termine duplicado: alguien lo creó de nuevo porque no lo encontró, o llegó cargado dos veces desde una importación. En vez de elegir cuál borrar —perdiendo el historial de facturas, actividades o mensajes del que se elimina—, Odoo permite fusionar los contactos duplicados en uno solo, conservando todos los documentos vinculados.
Paso 1 — Seleccionar los duplicados y elegir Fusionar: desde el listado de Contactos (vista Lista), se tildan los contactos que refieren a la misma empresa o persona y se abre el menú Acciones > Fusionar.
Paso 2 — Elegir el contacto de destino: se abre una ventana con los contactos seleccionados. Ahí se define cuál de ellos es el Contacto de destino —el que va a "sobrevivir" con ese nombre y ese ID— y cuáles se van a fusionar dentro de él.
- Todos los documentos vinculados a los contactos que se fusionan —facturas, actividades, mensajes del chatter, oportunidades, etc.— quedan re-direccionados al contacto de destino. No se pierde nada.
- Si alguno de los contactos listados en realidad no debería fusionarse, se lo puede quitar de la lista con la "X" antes de confirmar, sin cancelar la fusión de los demás.
- La acción se confirma con Fusionar contactos. Es irreversible: conviene revisar bien cuál queda como destino antes de confirmar.
Resultado: el listado vuelve a mostrar un solo contacto por empresa o persona, con todo el historial unificado.
