Qué es una actividad
Recordatorio de seguimiento asociado a un registro puntual.
Una actividad es una tarea con fecha límite vinculada a un registro específico (un contacto, una factura, un proyecto, una oportunidad). Sirve para no perder de vista un seguimiento pendiente: llamar a un cliente, revisar un documento, aprobar algo, enviar información, etc.
Cada actividad tiene un responsable (el usuario que debe resolverla) y queda visible tanto en el registro donde se creó —dentro de su chatter— como en los accesos generales de actividades del usuario asignado (ver Manual 02). Para orientar de un vistazo la urgencia, cada actividad se muestra con un color: verde si su fecha límite todavía no llegó, naranja si vence hoy y rojo si ya está vencida —como en el ejemplo, con "2 días de retraso"—.
Tipos de actividad
Se elige al crear la actividad; cada tipo tiene un ícono propio.
Odoo trae tipos de actividad predefinidos, entre los más usados:
- Actividades pendientes: tarea genérica, sin un tipo específico (equivale a "Para hacer").
- Correo electrónico
- Llamada telefónica
- Reunión (se refleja directamente en el Calendario)
- Documento (subir un archivo)
El tipo no cambia el funcionamiento general de la actividad, pero ayuda a identificar rápidamente, en un listado, qué clase de seguimiento es cada una. Algunas aplicaciones (como CRM) tienen además tipos de actividad propios, configurados para ese flujo de trabajo particular.
Crear una actividad
Se puede programar desde varios lugares del sistema, no solo desde el chatter.
La forma más habitual es desde el registro puntual, haciendo clic en el botón Actividad en la parte superior del chatter. Se abre la ventana "Programar actividad":
- Elegir el tipo de actividad.
- Completar el Resumen (qué hay que hacer) y la Fecha límite.
- Revisar o cambiar quién queda como Asignada a (ver sección 4).
- Confirmar con Guardar: la actividad queda visible en ese registro y en los accesos generales del responsable.
También se puede crear una actividad sin abrir el registro completo: desde la vista Kanban, haciendo clic en el ícono de reloj de una tarjeta, o desde la vista de Lista, sobre el ícono equivalente de cada fila.
Crear una actividad para otro usuario
Se define quién es el responsable al momento de crearla.
Dentro de la misma ventana "Programar actividad", el campo Asignada a permite elegir cualquier usuario del sistema, no solo a uno mismo.
De esta forma se puede delegar un seguimiento: por ejemplo, dejarle una actividad al referente de compras para que apruebe una orden antes de una fecha determinada. Si no se cambia este campo, la actividad queda asignada automáticamente a quien la está creando.
La actividad va a aparecer en los accesos de actividades pendientes del usuario asignado, no de quien la creó.
Marcar una actividad como hecha
Desde el mismo bloque de actividades del registro, con varias salidas posibles.
Una vez resuelta la tarea, se cierra desde el ícono de check que aparece junto a la actividad listada en el chatter. En ese momento se abre una ventana "Marcar como hecho" con un campo de nota y tres opciones:
- Listo: cierra la actividad y guarda la nota de cierre, si se escribió alguna. Queda registrada en el historial del chatter, dentro de las acciones del día.
- Hecho y programar siguiente: cierra la actividad actual y abre de inmediato el formulario para programar la siguiente, útil para encadenar un seguimiento (por ejemplo, llamada de hoy → envío de propuesta la semana próxima).
- Descartar: cierra el formulario sin guardar cambios, sin afectar la actividad existente.
Al cerrarse, la actividad desaparece de los pendientes y pasa a formar parte del historial del registro.
Vínculo con el Calendario
Las actividades con fecha y hora se integran automáticamente.
Las actividades de tipo Reunión (y cualquier actividad con una fecha/hora definida) se ven también reflejadas en la aplicación Calendario del usuario responsable.
Esto permite tener en un solo lugar tanto las reuniones agendadas como los vencimientos de otras tareas, sin revisar cada registro por separado. Los filtros de la derecha —Asignada a y Tipo de actividad— permiten acotar la vista, por ejemplo para ver solo las reuniones propias o solo las de un tipo puntual.
Además, la mayoría de las aplicaciones ofrecen una vista de Actividad propia (ícono de reloj entre los tipos de vista, ver Manual 03): una matriz donde las columnas son los tipos de actividad y las filas son los registros, útil para ver de un vistazo el estado de seguimiento de todos los registros de una aplicación al mismo tiempo.